POLÍTICA DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante, “LOPDP”), se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales es el señor José Rodrigo Anrrango Quilumbaquin, portador del RUC No. 1712565850001, quien opera bajo el nombre comercial EXPOSMARTISP, con domicilio en la República del Ecuador y correo electrónico de contacto expo@smartisp.us (en adelante, el “RESPONSABLE”).

El RESPONSABLE determina las finalidades y medios del tratamiento de datos personales en el marco de la organización, ejecución y promoción del evento EXPOSMARTISP 2026, así como de las actividades conexas desarrolladas a través de su sitio web y canales oficiales.

La presente Política regula el tratamiento de datos personales de toda persona natural que interactúe con el RESPONSABLE, incluyendo participantes, expositores, asistentes, proveedores, aliados estratégicos y usuarios del sitio web.

El acceso, registro, contratación o participación en el evento EXPOSMARTISP, así como el uso de los servicios asociados, implica la aceptación expresa, libre, específica, informada e inequívoca de los términos establecidos en esta Política, conforme lo exige la LOPDP cuando el tratamiento se base en el consentimiento del titular.

El RESPONSABLE garantiza que el tratamiento de datos personales se realizará conforme a los principios establecidos en la LOPDP. En este sentido, los datos serán tratados de manera lícita, leal y transparente frente al titular; se recolectarán con fines determinados, explícitos y legítimos; serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con dichos fines; se mantendrán exactos y actualizados; y se conservarán únicamente durante el tiempo estrictamente necesario.

Asimismo, el RESPONSABLE adopta el principio de responsabilidad proactiva (accountability), implementando medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme a la normativa vigente.

En el marco de sus actividades, el RESPONSABLE podrá tratar datos personales de identificación, contacto, información comercial y registros audiovisuales. Estos datos podrán incluir, entre otros, nombres y apellidos, número de identificación, RUC, correo electrónico, número telefónico, empresa, cargo, así como imágenes, videos o grabaciones captadas durante el evento.

El tratamiento de categorías especiales de datos personales se realizará únicamente cuando sea estrictamente necesario y conforme a las condiciones previstas en la LOPDP.

Los datos personales serán obtenidos directamente del titular a través de formularios digitales, registros en línea, suscripción a servicios, contratación, comunicaciones electrónicas o interacción en el evento. Asimismo, podrán generarse como resultado de la participación del titular en actividades del evento, incluyendo registros audiovisuales y de acceso.

Los datos personales serán tratados con la finalidad de gestionar la organización y ejecución del evento EXPOSMARTISP, lo cual incluye el registro de participantes, acreditación, control de accesos, coordinación logística, facturación, cumplimiento de obligaciones legales y atención de requerimientos.

Adicionalmente, cuando exista consentimiento del titular o una base de legitimación válida, los datos podrán ser utilizados para fines comerciales, promocionales y de comunicación, tales como el envío de información sobre futuras ediciones del evento, generación de oportunidades de networking y difusión de contenido institucional o publicitario.

El tratamiento de datos personales se fundamenta en las bases de legitimación previstas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, incluyendo el consentimiento del titular, la ejecución de relaciones contractuales o precontractuales, el cumplimiento de obligaciones legales y el interés legítimo del RESPONSABLE.

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, este será obtenido de manera previa, libre, específica, informada e inequívoca. El titular podrá revocar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.

El RESPONSABLE podrá comunicar datos personales a terceros cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas, incluyendo proveedores tecnológicos, operadores logísticos, aliados estratégicos y autoridades competentes.

En caso de transferencias internacionales, el RESPONSABLE garantizará que dichas transferencias se realicen conforme a los mecanismos previstos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, asegurando niveles adecuados de protección mediante decisiones de adecuación, cláusulas contractuales o garantías equivalentes.

Los participantes y expositores del evento que recolecten datos personales actuarán como responsables independientes del tratamiento, siendo directamente responsables del cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

En este sentido, deberán garantizar la obtención del consentimiento del titular, el uso legítimo de la información y la adopción de medidas de seguridad adecuadas. El RESPONSABLE no será responsable por el tratamiento indebido de datos personales realizado por terceros.

El RESPONSABLE conservará los datos personales únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, en observancia del principio de limitación del plazo de conservación establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

En este sentido, se establecen los siguientes criterios de conservación: Los datos personales de participantes, asistentes, expositores y usuarios serán conservados durante el tiempo de ejecución del evento EXPOSMARTISP y, posteriormente, hasta un plazo referencial de cinco (5) años, contados desde la finalización de la relación con el titular, con la finalidad de atender obligaciones contractuales, comerciales, administrativas y posibles requerimientos de autoridades competentes.

Los datos personales asociados a procesos de facturación, pagos y cumplimiento de obligaciones tributarias serán conservados durante los plazos establecidos en la normativa tributaria vigente en la República del Ecuador, sin perjuicio de su conservación por períodos adicionales cuando sea necesario para la defensa de derechos del RESPONSABLE.

Los datos personales tratados con fines comerciales, promocionales o de comunicación serán conservados mientras se mantenga vigente la relación con el titular o hasta que este revoque su consentimiento o solicite su eliminación, conforme a los mecanismos establecidos en la presente Política.

El material audiovisual obtenido durante el desarrollo del evento, incluyendo fotografías, videos y grabaciones, podrá ser conservado por tiempo indefinido con fines de archivo histórico, memoria institucional, promoción y difusión del evento, salvo que el titular ejerza su derecho de oposición conforme a la normativa aplicable.

En todos los casos, una vez cumplidos los plazos de conservación aplicables, los datos personales serán eliminados o anonimizados de manera segura, aplicando medidas técnicas y organizativas que impidan su recuperación, acceso o tratamiento posterior no autorizado.

Sin perjuicio de lo anterior, los plazos de conservación podrán extenderse cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o regulatorias, así como para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones ante autoridades administrativas o judiciales.

En caso de que el titular no proporcione los datos personales requeridos, el RESPONSABLE podrá verse imposibilitado de prestar los servicios, gestionar la participación en el evento o cumplir con las obligaciones legales y contractuales correspondientes.

El titular de los datos personales podrá ejercer en cualquier momento los derechos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, incluyendo acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad y suspensión del tratamiento.

Para el ejercicio de estos derechos, el titular podrá presentar su solicitud a través de los
siguientes canales:

• Correo electrónico del RESPONSABLE: expo@smartisp.us
• Correo electrónico del Delegado de Protección de Datos (DPO): legalsmartisp@gmail.com

La solicitud deberá contener la identificación del titular, la descripción clara del derecho que desea ejercer y la información necesaria para su atención.
El RESPONSABLE dará respuesta a las solicitudes dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente, y en todo caso dentro de un término razonable, garantizando una atención oportuna, motivada y conforme a derecho.

El RESPONSABLE implementa medidas técnicas, organizativas y administrativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida. Estas medidas incluyen controles de acceso, gestión de usuarios, protección de sistemas y evaluación periódica de riesgos.

En caso de producirse una violación de seguridad que afecte datos personales, el RESPONSABLE evaluará el riesgo asociado y, cuando corresponda, notificará a la autoridad competente y a los titulares afectados, conforme a lo establecido en la LOPDP.

Durante el desarrollo del evento EXPOSMARTISP podrán captarse imágenes, videos y grabaciones de los asistentes y participantes. Dicho material podrá ser utilizado con fines promocionales, publicitarios y de difusión institucional, siempre en respeto de los derechos del titular, quien podrá ejercer su derecho de oposición cuando corresponda.

El sitio web del RESPONSABLE utiliza cookies y tecnologías similares con la finalidad de mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y personalizar contenidos. El usuario podrá configurar su navegador para aceptar o rechazar dichas tecnologías.

El RESPONSABLE no recopila intencionalmente datos personales de menores de edad. En caso de ser necesario, el tratamiento se realizará únicamente con el consentimiento del representante legal, conforme a la normativa vigente.

El RESPONSABLE adopta un enfoque de cumplimiento basado en la responsabilidad proactiva, implementando políticas internas, registros de actividades de tratamiento, evaluaciones de riesgo y controles sobre terceros, con el fin de garantizar el cumplimiento continuo de la normativa de protección de datos personales.

El RESPONSABLE ha designado un Delegado de Protección de Datos (DPO), debidamente registrado ante la autoridad de control competente, quien actúa como punto de contacto entre el RESPONSABLE, los titulares y la autoridad, velando por el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. 

El DPO ejerce sus funciones con independencia, confidencialidad y autonomía, supervisando el cumplimiento normativo y asesorando en materia de protección de datos personales. 

Los titulares podrán contactar al Delegado de Protección de Datos, Jenny Belén Carrillo Auquilla, a través del Correo electrónico: legalsmartisp@gmail.com

Sin perjuicio de lo anterior, los titulares podrán ejercer sus derechos mediante el canal general del RESPONSABLE.

El RESPONSABLE no realiza decisiones automatizadas ni procesos de perfilamiento que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares de datos personales. En caso de implementarse en el futuro, se informará previamente al titular y se garantizarán los derechos establecidos en la normativa aplicable.

El RESPONSABLE se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web oficial, y entrarán en vigencia desde su publicación.

La presente Política se rige por la legislación de la República del Ecuador, en particular por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Cualquier controversia será resuelta conforme a los mecanismos legales aplicables.